BaseArchive
Wat het lokale archiefformaat is dat door LiquidoDocs Explorer wordt gebruikt.
Wat BaseArchive is
BaseArchive is het eerste archiefformaat dat door LiquidoDocs wordt ondersteund.
Het is een lokale structuur die is bedoeld om bestanden, beschrijvingen, revisies en metadata overzichtelijker te bewaren dan in gewone mappen, zonder direct een server of complex documentbeheersysteem te vereisen.
Waarvoor het dient
BaseArchive wordt gebruikt om documentinhoud te verzamelen en te organiseren in een archief dat met LiquidoDocs Explorer kan worden geraadpleegd.
- Bewaart bestanden die gekoppeld zijn aan codes of documentitems.
- Maakt het mogelijk onderscheid te maken tussen drafts, gepubliceerde revisies en inhoud in voorbereiding.
- Bewaart beschrijvingen, notities, tags, families en andere gekoppelde informatie.
- Helpt bij het zoeken en filteren van inhoud zonder alleen afhankelijk te zijn van de bestandsnaam.
Het is geen gewone map
Een BaseArchive-archief mag niet handmatig worden beheerd als een gewone bestandsmap. De interne structuur is bedoeld om orde, revisies en gekoppelde informatie te bewaren.
De gebruiker werkt met het archief via LiquidoDocs Explorer, dat de structuur op een gecontroleerde manier leest en bijwerkt.
Codes en documentitems
In BaseArchive is een code een documentitem. Deze kan een product, een component, een specifiek document of een algemene bestandscontainer vertegenwoordigen.
U kunt bijvoorbeeld één code gebruiken om tekeningen, handleidingen en certificaten die bij hetzelfde item horen te verzamelen, of specifiekere codes maken om verschillende documenten te scheiden.
Tags en families maken het mogelijk deze items vrij te classificeren. Elke Vault kan verschillende catalogi hebben, gemaakt op basis van de behoeften van de gebruiker of organisatie.
Draft, pre en revisies
BaseArchive onderscheidt werk in voorbereiding van gepubliceerde revisies, zodat officiële inhoud gescheiden blijft van lopende wijzigingen.
- pre: geeft een nieuw aangemaakte code aan die nog geen gepubliceerde revisie heeft.
- draft: geeft een tijdelijke werkruimte aan die wordt gebruikt om een nieuwe revisie voor te bereiden.
- Gepubliceerde revisie: geeft een documentversie aan die binnen het archief officieel is gemaakt.
Waar het kan worden opgeslagen
Een BaseArchive-archief kan worden opgeslagen in een lokale map of op een locatie die zichtbaar is vanaf de computer, inclusief netwerkmappen, bedrijfsservers en NAS.
Zonder dedicated server
BaseArchive is ontworpen om zonder dedicated server te werken. Hierdoor kunt u licht beginnen, ook in kleine contexten of met eenvoudige infrastructuren.
Voor complexere scenario’s, met veel gebruikers of geavanceerde goedkeuringsstromen, kunnen binnen de LiquidoDocs-familie geavanceerdere oplossingen worden geïntroduceerd.
Back-up en verantwoordelijkheid voor het archief
BaseArchive is lokaal: de fysieke bewaring van het archief hangt af van de locatie die door de gebruiker of organisatie is gekozen.
Het is daarom belangrijk om de Vault-map op te nemen in de normale back-upprocedures, vooral wanneer het archief belangrijke documenten bevat.
Een basis om te groeien
BaseArchive is de eerste stap in de LiquidoDocs-wereld: een concrete, lokale en controleerbare oplossing. De projectstructuur is ontworpen om in de tijd te kunnen evolueren met hulpmiddelen voor controle, export, herstel en geavanceerdere archieven.
Terug naar documentatie
Raadpleeg ook de handleidingen voor LiquidoDocs Explorer om te leren hoe u codes maakt en drafts, revisies, bestanden, tags, families en licenties beheert.